ISO/HACCP програмне забезпечення
RU
 
 

"ISOратник" - модуль "Документи"

Вимоги до контролю та управління документацією СМ чітко викладені в Міжнародних Стандартах ISO (ISO 9001:2000, ISO 14001:1996) та їх „національних“ аналогах - ДСТУ.

ISO 9001:2000:
  • розділ 4.1.: „Організація повинна розробити, задокументувати, впровадити та підтримувати …систему управління якістю“.
  • розділ 4.2.3: „Документами, що вимагаються системою управління якістю, необхідно управляти.“

ISO 14001:2004:

  • розділ 4.5.5: „Організація повинна створити та підтримувати в робочому стані … необхідну документацію...“

Іншими словами, розробка, впровадження та успішна ISO-сертифікація будь-якої системи менеджменту неможливі без ефективної системи управління документами і записами.

В програмі реалізований унікальний в своєму роді - простий, зрозумілий і ефективний - підхід до побудови системи контролю і управління документами організації.

Вам необхідно тільки ввести первинну інформацію про документи, що складають систему менеджменту, в базу даних „ISOратника“. Все інше зробить сам програмний комплекс. Він об'єднає всіх користувачів Вашої організації в єдину мережу. Він перетворить набір документів в Систему, що знаходиться під постійним контролем. Він дійсно допоможе Вам створити Систему ефективного управління документацією, як того вимагають стандарти ISO, знайти відповідь на багато питань і вирішити ті проблеми, що поставатимуть перед Вами або в процесі розробки і впровадження системи менеджменту якістю (харчовою безпекочністю), або під час її ISO (HACCP)-сертифікаційного аудиту.
Вбудований в програму механізм автоматичного моніторингу за документами системи сам буде відслідковувати стан документів на протязі всього їх "життєвого циклу" - від створення до направлення кінцевим користувачам, і буде сам "підказувати" користувачу про необхідність проведення запланованих дій над документами.

Опис всіх можливостей програми, направлених на забезпечення контролю/управління документами Системи, займе досить багато місця та часу, тому обмежимось тільки деякими з них:

  1. Швидке введення в систему записів документів (1 запис - пр. 1-2 хвилини)
  2. Організація "життєвого циклу" документів (створення - розгляд - узгодження - затвердження - видання - направлення).
  3. Система постійного моніторинга статусу документів та вчасного виконання запланованих дій над документами на протязі всього їх життєвого циклу - у випадку "протермінування" виконання запланованих дій програма інформує відповідальних користувачів про необхідність виконання запланованих дій над документами.
  4. Автоматичне інформування відповідальних користувачів про необхідність виконання запланованих дій.
  5. Автоматизація електронної розсилки останніх версій документів всім відповідальним користувачам.
  6. Організація "різнорівневого" доступу користувачів до документів Системи у відповідності з їх ступенем авторизації.
  7. Головнйи принцип: кожний користувач повинен мати доступ до такого об'єму інформації, що , по-перше, э необхідним для виконання цим окристувачем своїх професійних обовязків, і, по-друге, є достатнім для попередження несанкціонованої втрати даних та збереження "ноу-хау" організації.
  8. Механізм "електронного підпису" дозволяє постійно відстежувати і, у випадку необхідності, підтвердити (наприклад, при аудиті Системи документації) факт дійсного ознайомлення користувачів програми з текстом документів, що їм направлялись (дуже важливо для організацій, в яких організований електронний документообіг).
  9. Забезпечення ідентификації змін і статуса переглду документів.
  10. Забезпечення наявності відповідних останніх версій документів в місцяхїх використання.
  11. Створення нових документів Системи з використанням стандартних шаблонів, однакових для всіх користувачів.
  12. Режим "Управління документацією" - швидкий пошук записів необхідних документів, використовуючи операції сортування/групування/фільтрації записів по їх характеристикам (клас, тип, статус, дата перегляду, ін.)
  13. Можливість роботи (виклику для перегляду/редагування) з файлами всіх форматів, які підтримуються встановленими на ПК корисутвача програмами.
  14. Система генерирування звітів за результатами усіх проведених дій з можливістю їх збереження у вигляді як твердих, так і електронних копій.
  15. Управління зовнішніми документами, їх розсилкою та збереженням.
  16. Управління записами (протоколами якості), в т.ч. заповненими записами.
  17. Управління "пасивними" (застарілими) версіями документів Системи, архівації їх електронних копій.
  18. Використання програми для контролю за документообігом ВСІХ документів організації (не тільки тих, що формально відносяться до системи менеджмента).
  19. Управління "твердими" (роздрукованими) копіями документів
  20. І багато, багато інших корисних рис, оцінити які Ви зможете, завантаживши та встановивши програму на Ваш ПК (отримати файл інсталятора програми можна тут.
В якості безкоштовного бонуса до складу програми входять файли 4 процедур СМЯ - "Управління документами", "Управління записами", "Управління аудитами та корегяючими діями", "Управління тренінгами", що розроблені з врахуванням використання "ISOратника" для побудови системи менеджменту організації.