Управление документами и записями, контроль документооборота

Модуль "Документы"

Организация контроля за оборотом документов и записей, управления документацией и записями системы менеджмента, иными словами - разработка системы эффективного "менеджента документации" является обязательным требованием к любой системе менеджмента, которая создается на основе требований любого стандарта ISO (в частности, эти требования изложены в разделах 4.1. - 4.2.4. стандартов ISO 9001:2000 и всех последующих стандартов):
Раздел 4.1.: „Организация должна разработать, задокументировать, внедрить и поддерживать …систему менеджмента качества“.
Раздел 4.2.3: „Документами, требуемыми системой менеджмента качества, необходимо управлять.“

Иными словами, разработка, внедрение и успешная ISO-сертификация Системы менеджмента невозможны без эффективного управления ее документацией.

Модуль "Процессы"

Реализация требования "процессный подход" в качестве основы для разработки, внедрения и повышения результативности и эффективности системы менеджмента качества (впервые изложенное в стандарте ISO 14001-1996) является вторым "краеугольным камнем" (в дополнение к требованию организации управления документацией) МС ISO 9001:2000. "Процессный подход" включает в себя рассмотрение организации как системы процессов, описание процессов - как по отдельности, так и в их взаимодействии, моделирование системы процессов с целью обеспечения эффективного менеджмента процессов.

Чтобы управлять процессами, необходимо понимать, чем же мы собираемся управлять. Иными словами, сначала необходимо обеспечить описание процеса, представить его в виде определенной модели. Конечная цель - определить, на каких аспектах процесса необходимо сосредоточить внимание руководства и ресурсы организации для достижения постоянного улучшения результатов - выходов процессов.

Вы затрудняетесь с определением шагов, которые необходимо предпринять для того, чтобы описать процессы Вашей организации? Вы еще не определились, в какой форме описывать процессы? Ваша проблема - что делать потом, после того, как процессы описаны? "ИСОратник" предлагает Вам решение этих задач! В нем разработана и реализована уникальная система описания процессов организации в соответствии с идеологией IDEF0 - простая, интуитивно понятная и эффективная одновременно. Специальные документы-отчеты, формирующиеся по "одному клику" мышки, позволяют исчерпывающе описать как весь процесс (создание т.к. "карты процесса"), так и его составляющие части.

1. Модуль представляет из себя базу данных записей, каждая из которых отвечает одному бизнес-процессу организации.
2. При вводе записи в базу для каждого процесса определяются следующие его характеристики: название, тип, собственник, документы - блок-схема процесса, цель, область действия, подразделение(я) прохождения.
3. В соответствие с требованиями стандарта IDEF процесс описывается через определение следующих его составных частей: показателей, ресурсов, входов (поставщики), операций (ответственные), выходов (потребители), требований потребителей, с указанием всех документов Системы, описывающих соответствующую составную часть процесса.
4. "Полиуровневая классификация" процессов организации, построение "иерархического дерева процессов" организации.
5. Определение взаимосвязей и взаимодействий процессов ( в том числе в графическом виде) по принципу "выход" (одного процесса) - "вход" (другого процесса).
6. Анализ выделения ресурсов, необходимых для успешного прохождения процесса - мониторинг (в т.ч .количественный) динамики соответствия фактического выделения ресурсов запланированным показателям.
7. Анализ прохождения процесса - мониторинг (в т.ч. количественный) динамики достижения запланированных результатов (показателей) процесса.
8. Автоматизация документирования/описания процессов - возможность мгновенного создания необходимых документов, описывающих бизнес-процесс (включая "Документы процесса", "Участники процесса", "Карта процесса", "Связи процесса").
9. Режим "Управление процессами" - возможность быстрого поиска одного/нескольких необходимых процессов, используя операции сортировки/группировки/фильтрации записей по определенным характеристикам (собственник, тип, ответственный, часть процесса (вход/операция/выход).
10. Генерирование отчетов по всем проведенным операциям с возможностью их сохранения в виде как твердых, так и электронных копий.

Иными словами, в лице "ИСОратника" Вы получаете простой и эффективный инструмент внедрения и реализации принципа "процессного подхода" в системе менеджмента качества Вашей организации - именно то, что необходимо на данном этапе развития системы управления Вашей организации.

Модуль "Корреспонденция"

Модуль "Письма" поможет Вам организовать контроль над "не-системными" документами Вашей организации (письмами, приказами, распоряжениями, пр.).

1. Учет и контроль всех типов "не-системных" документов (входящей/исходящей корреспонденции, приказов, запросов, распоряжений, пр.).
2. Регистрация корреспонденции с присвоением уникального кода (входящего/исходящего номера).
3. Механизм наложения резолюции на документ.
4. Классификация корреспонденции по любому параметру (классу, типу, статусу, отправителю, получателю, тема, пр.).
5. Быстрый поиск нужного документа по любому параметру (классу, типу, статусу, отправителю, получателю, тема, пр.).
6. Планирование выполнения определенных действий с корреспонденцией (получение, отправка, выполнение).
7. Мониторинг своевременности выполнения намеченных действий; автоматическое информирование пользователей о необходимости совершения запланированных действий.
8. Организация разно-уровневого доступа пользователей к информации по корреспонденции
9. Режим "Управление корреспонденцией" - возможность быстрого поиска одного/нескольких необходимых писем, используя операции сортировки/группировки/фильтрации записей по определенным параметрам.
10. Генерирование отчета по корреспонденции - "Карточка письма"
11. Сохранение отчетов в виде как твердых, так и электронных копий.

Модуль "Аудиты"

Модуль "Аудиты" поможет Вам разработать систему организации и контроля за проведением аудитов, планированием и реализацией корректирующих и предупредительных действий, тем самым в полной мере реализовав соответствуюшие требования, сформулированные в стандартах ISO 19011:2002 и разделе 8.2.2 ISO 9001:2000: „Организация должна проводить внутренние аудиты (проверки) через запланированные интервалы с целью установления того, что система менеджмента качества:
a) соответствует запланированным мероприятиям (7.1), требованиям настоящего международного стандарта и требованиям к системе менеджмента качества, разработанным организацией;
b) эффективно внедрена и поддерживается в рабочем состоянии".

"ИСОратник" поможет выполнить эти (и другие) требования, причем в максимально эффективной и удобной форме. Из всех таких удобств отметим лишь некоторые:

1. Полное соответствие планирования и проведения аудитов требованиям стандартов ISO 9001:2000 и 19011:2002.
2. Определение состава команды аудиторов и требований к аудиторам
3. Организация подготовки и контроль за уровнем компетентности аудиторов.
4. "Отчет по аудиту" - автоматизация процесса составления отчетов по аудиту с использованием стандартных шаблонов отчетов по аудиту, .
5. План Корректирующих Действий - автоматизация процесса составления планов корректирующих действий с использованием стандартных шаблонов ПКД.
6. План Предупредительных действий - - автоматизация процесса составления планов предупредительных действий.
7. Автоматизация информирования всех заинтересованных сторон (аудиторов и пользователей-сотрудников аудируемых подразделений) о предстоящих аудитах.
8. Автоматизация рассылки файлов документов (отчетов по аудитам, планов корректирующих действий) всем заинтересованным пользователям.
9. Автоматический контроль/проверка своевременного проведения аудитов и совершения запланированных корректирующих действий.
10. Постоянный мониторинг за выполнением запланированных аудитов и выполнением корректирующих действий.
11. Автоматическое информирование ответственных пользователей в случае "просрочки" выполнения запланированных действий.
12. Организация разно-уровневого доступа пользователей к информации об аудитах /корректирующих действиях в соответствие со степенью их авторизации.
13. Режим "Управление аудитами" - возможность быстрого поиска одного/нескольких необходимых аудитов, используя операции сортировки/группировки/фильтрации записей по определенным характеристикам (тип, дата проведения, аудитор, объект аудита).
14. Генерирование отчетов по всем проведенным операциям с возможностью их сохранения в виде как твердых, так и электронных копий.
15. Автоматизация документирования процесса проведения аудитов - возможность мгновенного создания необходимых документов (включая "Отчет по аудиту" и "План корректирующих действий") в едином для всей организации формате.

В качестве бесплатного бонуса к "ИСОратнику" прилагается процедура "Внутренние аудиты", разработанная с учетом соответствующих требований ISO 9001:2000 и ISO 19011:2002 и созданная с учетом использования "ИСОратника". Эта процедура может послужить основой для создания соответствующей процедуры СМК Вашей организации.

Модуль "Тренинги"

Данный модуль помодет Вам реализовать требования соответствующих разделов различных стандартов ИСО к организации системы анализа комметентности, проведения и контроля за эффективностью обучения персонала.
"Организация должна:
  a) определить необходимую компетентность для персонала, выполняющего работу, которая влияет на качество продукции;
  b) обеспечивать подготовку... или предпринимать другие действия с целью удовлетворения этих потребностей;
  c) оценивать результативность предпринятых мер...;
  d) обеспечивать осведомленность своего персонала....
  e) поддерживать в рабочем состоянии соответствующие записи об образовании, подготовке, навыках и опыте."

1. Модуль представляет из себя базу данных записей, каждая из которых отвечает одному обучению (запланированному либо проведенному) одного сотрудника организации.
2. При вводе записи в базу для каждого обучения определяются следующие его характеристики: обучаемый (подразделение/должность), дата обучения (планируемая и фактическая), тема обучения, ответственный за проведение обучения ("тренер"), оценка обучения, дата проведения эффективности обучения, оценка эффективности обучения.
3. Возможность создания плана обучения с учетом структурной организации компании - "по подразделениям" и "по должностям" (реализация требования "определения необходимой компетентности всех сотрудников организации").
4. Планирование необходимых квалификаций (компетентсностей) для каждого сотрудника (должности), создание плана тренингов с учетом требуемых кфалификаций.
5. Возможность постоянного контроля/проверка выполнения запланированной программы обучения каждым сотрудником организации, количественная оценка проведенных обучений и их результативности.
6. Постоянный мониторинг своевременности проведения обучений и оценки их эффективности; автоматическое информирование пользователей о необходимости совершения запланированных действий.
7. Организация разно-уровневого доступа пользователей к информации о результатах/оценках проведенных обучений в соответствие со степенью их авторизации.
8. Режим "Управление тренингами" - возможность быстрого поиска одного/нескольких необходимых процессов, используя операции сортировки/группировки/фильтрации записей по определенным характеристикам (тип/класс обучения, подразделение, должность, ответственный, оценка, пр.)
9. Генерирование отчетов по проведенным операциям управления записями обучений с возможностью их сохранения в виде как твердых, так и электронных копий и использования в качестве заполненных записей Системы.
10. Автоматизация документирования процесса обучения - возможность мгновенного создания необходимых документов процесса (включая "План обучения", "Результаты обучения", "Оценка эффективности обучения").
11. Встроенная "само-обучаемая" база данных по процессу обучения персонала (включает списки подразделений, должностей, сотрудников, определение типов обучения и критериев оценки обучения); использования записей из списков базы данных при вводе новой записи обучения и автоматическое пополнение базы новыми записями.

В качестве бесплатного бонуса к "ИСОратнику" прилагается процедура "Управление тренингами", разработанная с учетом соответствующих требований ISO 9001:2000 и созданная с учетом использования "ИСОратника". Эта процедура может послужить основой для создания соответствующей процедуры СМК Вашей организации.

Модуль "Жалобы"

1. Определить политику организации в области работы с жалобами потребителей.
2. Определить ответственности всех вовлеченных сторон в процесс обращения с жалобами потребителей.
3. Определить цели организации в области работы с жалобами потребителей, организовать мониторинг достижения запланированных показателей.
4. Определить ресурсы, необходимые для успешного прохождения процесса рассмотрения жалоб, и организовать мониторинг за своевременностью их выделения.
5. Вести общий реестр потребителей Вашей организации.
6. Количественно оценить уровень удовлетворенности потребителей.
7. Вести реестр жалоб, поступивших от каждого потребителя в отдельности.
8. Отслеживать и контролировать весь жизненный цикл жалобы в Вашей организации
9. Автоматизовать процесса регистрации жалобы (запроса) потребителей.
10. Определить единого ответственного за рассмотрение каждой жалобы.
11. Организовать постоянный мониторинг за выполнением запланированных действий в процессе рассмотрения жалоб.
12. Обеспечить автоматическое информирование ответственных пользователей в случае "просрочки" выполнения запланированных действий.
13. Организовать разно-уровневый доступ пользователей к информации о жалобах/запросах в соответствие со степенью их авторизации.
14. Внедрить анализ и оценку жалоб с целью повышения качества продукции и улучшения обслуживания потребителей;
15. Реализовать аудит процесса обращения с жалобами;
16. Провести анализ эффективности и результативности процесса обращения с жалобами.
17. Быстро найти нужную запись жалобы, используя операции сортировки/группировки/фильтрации записей по определенным характеристикам (объект жалобы, дата регистрации, ответственный за рассмотрение, потребитель) - режим "Управление жалобами".
18. Мгновенно создать нужный отчет по всем проведенным операциям с возможностью и сохраненить его в виде как твердой, так и электронной копии.

Модуль "Несоответствия"

Стандарт ISO 9001:2000, раздел 8.5.1 "Постоянное улучшение" требует: "Организация должна постоянно повышать результативность системы менеджмента качества....". Раздел 5.6 "Анализ со стороны руководства" того же Стандарта указывает на необходимость проведения анализа системы менеджмента высшим руководством с целью обеспечения ее постоянного улучшения. Аналогичные требования содержатся практически во всех других стандартах ISO, определяющих требования к различным системам менеджмента.
Помимо того, в практике каждого менеджера, который отвечает за создание системы менджмента, рано или поздно встает вопрос: как количественно обосновать "результативность" работы своего "детища"? Как доказать с цифрами в руках, что Ваша Система - это не просто "прихоть", а инструмент, который реально работает и приносит рельную выгоду Вашей компании?

Модуль "Несоответствия" поможет выполнить эту (и многие другие) задачи. В частности, он предоставляет пользователям следующие возможности:

1. Создание системы классификации несоответствий в деятельности организации.
2. Определение критериев количественной оценки несоответствий.
3. Автоматизация процесса регистрации несоответствий; быстрый перенос обнаруженных несоответствий из модулей "Аудиты" и "Жалобы".
4. Мониторинг за своевременностью устранения несоответствий.
5. Автоматическое информирование ответственных пользователей в случае "просрочки" выполнения запланированных действий.
6. Сравнительный статистический анализ несоответствий (количество, тяжесть последствий, объект, субъекты, пр.).
7. Обеспечение исходных данных для анализа системы высшим руководством.
8. Количественная оценка эффективности внедрения и функционирования системы менеджмента в организации.
9. Представление результатов количественного анализа в графической форме (в т.ч. диаграммы Парето).
10. Режим "Управление несоответствиями" - возможность быстрого поиска нужной записи несоответствия, используя операции сортировки/группировки/фильтрации записей по определенным характеристикам.
11. Генерирование отчетов по всем проведенным операциям с возможностью их сохранения в виде как твердых, так и электронных копий.

Модуль "Оборудование"

Среди многочисленных возможностей, которые модуль "Оборудование" предоставит пользователям "ИСОратника", стоит, на наш взгляд, выделить следующие:

1. Планирование процесса поставок оборудования.
2. Контроль за выполнением запланированных поставок оборудования.
3. Мониторинг финансовых показателей (цены) оборудования.
4. Автоматизаческий ввод и контроль за выполнением периодичных действий (калибровка, верификация, пр.)
5. Ведение реестра оборудования организации.
6. Ведение общего реестра производителей и поставщиков организации.
7. Мониторинг статуса поставщиков.
8. Постоянный мониторинг за выполнением запланированных действий над оборудованием
9. Автоматическое информирование ответственных пользователей в случае "просрочки" выполнения запланированных действий.
10. Режим "Управление оборудованием" - быстрый поиск нужной записи оборудования, используя операции сортировки/группировки/фильтрации записей по определенным характеристикам (тип, поставщик, производитель, ответственный за выполнение действия, нахождение, пр.).
11. Генерирование отчетов по всем проведенным операциям с возможностью их сохранения в виде как твердых, так и электронных копий.

Модуль "Риски - OHSAS/EMS"

Ниже приведены лишь некоторые из задач, выполнить которые Вам поможет модуль "Риски" "ИСОратника":

1. Определить Политику организации в области профессиональной безопасности и охраны труда и/или окружающей среды
2. Создать методологию идентификации опасностей, оценки риска и определения средств управления и минимизации рисков
3. Зафиксировать распределение ролей и ответственностей на всех организационных уровнях Вашей организации, донести эту информацию до всех заинтересованных сторон
4. Планировать и контролировать выделение ресурсов, необходимых для функционирования Системы Менеджмента Вашей организации
5. Определять цели и контрольные показатели Системы и обеспечить их своевременное выполнение
6. Учитывать и внедрять в практику законодательные и прочие требования к Вашей Системе менеджмента
7. Составить исмчерпывающий список объектов, к которым будет применима Система менджмента рисков
8. Провести идентификацию опасностей для каждого определенного объекта Системы
9. Оценить риски, связанные с каждой идентифицированной опасностью
10. Определить средства контроля и минимизации рисков до приемлемого уровня
11. Осуществлять проверку внедрения и эффективности определенных средств контроля и минимизации рисков
12. И пр., пр.

Модуль "Риски - ISMS"

1. Определение охвата и границ системы обеспечения информационной безопасностью (ISMS)
2. Определение ответственности всех вовлеченных сторон
3. Определение целей и показателей Системы, мониторинг их достижения
4. Определение ресурсов, необходимых для функционирования системы, и мониторинг их выделения
5. Определение методологии оценивания риска в Системе Менеджмента Вашей организации
6. Определение активов организации - объектов анализа риска
7. Идентификация уязвимостей в структуре организации к внешним угрозам
8. Определение внешних угроз
9. Идентификация и оценивание рисков, связанных с внешними угрозами и внутренними уязвимостями
10. Определение целей и средств контроля, необходимых для минимизации рисков до приемлемого уровня
11. Проверка внедрения и эффективности запланированных средств контроля
12. Проведение анализ "Риск - Преимущество" для принятия окончательного бизнес-решения о приемлемости идентифицированных рисков
13. Подготовка Декларации Применимости
14. И пр., пр.

Модуль "HACCP"

Что такое "HACCP" (ХАССП)? HACCP, аббревиатура от английского сочетания Hazard Analysis and Critical Control Point (в русскоязычной литературе иногда вместо термина "HACCP" применяется его аналог "АРККТ" - Анализ Рисков и концепция Критической Контрольной Точки, иногда просто пишут "ХАССП") - это, говоря общими словами, система управления пищевой безопасностью. Если более точно, HACCP - это методология управления процессами по всей "цепочке" от сырья, материалов и упаковки до доставки готовой продукции конечному потребителю, направленная на устранение (или минимизацию до приемлемого уровня) возможности производства и попадания к потребителю пищевой продукции, которая является опасной для его (потребителя) здоровья.

Именно HACCP активно позиционируется и рассматривается сейчас во всех развитых странах мира в качестве единственной методология, обеспечивающая безопасность пищи. Причем, в отличие от систем управления качеством (окружающей средой) - разработка, внедрение и сертификация системы HACCP либо уже стало (США, страны ЕС), либо станет в ближайшем будущем (Россия, Украина, некоторые другие страны Центральной и Восточной Европы) обязательным законодательным требованием к предприятиям пищевой индустрии (как непосредственно заводам-производителям, так и предприятиям-переработчикам и упаковщикам пищевой продукции).
Но - как это очень часто бывает для методологии, претендующей на всеобщность и всеобъемлющесть (а именно такова роль системы HACCP в пищевой индустрии), на практике оказывается довольно сложно выработать методику практической реализации требований этой самой всеобщей методологии в конкретной организации.

Разрабатывая модуль "HACCP" для программного комплекса "ИСОратник" и стремясь сделать его максимально эффективным и полезным для предприятий пищевой и перерабатывающей промышленности, мы учитывали следующие важные, на наш взгляд, обстоятельства:
а) динамику "развития" самой системы HACCP и необходимость для организации руководствоваться последними законодательными требованиями - как общепризнанными мировыми требованиями, которые были впервые изложены в Руководстве по внедрению системы НАССР, одобренном Комиссией FAO/WHO Codex Alimentarius и развитыми в стандарте ISO 22000:2005, так и соответствующими национальными документами, разработанными на основе именно этих требований.
б) существенные отличия - причем отличия на концептуальном уровне - системы HACCP от систем управления качеством продукции; механический "перенос" принципов управления качеством продукции на систему управления пищевой безопасностью является серьезной (хотя и достаточно распространенной) ошибкой;
в) сравнительно незначительный (по сравнению с СМК) практический опыт разработки и внедрения систем HACCP на предприятиях пищевой индустрии в наших странах и легко поэтому объяснимый дефицит как понимания самой сути программы HACCP, так и квалифицированных консалтинговых услуг в этой области;
д) нарастающий законодательный прессинг государства, направленный в конечном итоге на обязательную разработку, внедрение и сертификацию системы HACCP на предприятиях пищевой промышленности.

Чем может быть полезен "ИСОратник" в этой ситуации?

Модуль "НАССР" (в совокупности с другими модуляими программы)- если попытаться выделить некоторые из его преимуществ - это:

• Современный инструмент для создания интегрированной системы обеспечения пищевой безопасности и менеджмента качества в соответствие с требованиями концепции HACCP и стандартов ISO 15061:2002 и ISO 22000:2005.
• Помощь в определении политики организации в области обеспечения пищевой безопасности.
• Создание и формальное утверждение руководством группы пищевой безопасности, определение критериев пригодности для ее членов, контроль за их уровнем компетентости.
• Унифицированный алгоритм описания продуктов в соответствие с требованиями HACCP.
• Встроенный редактор построения блок-схем процессов.
• Анализ опасных факторов и определение предупредительных действий.
• Определение ККТ с помощью "деревьев определения" как для продуктов, так и для сырья и материалов.
• Верификация и валидация плана НАССР.
• Помощь в организации системы мониторинга ККТ и выполнения необходимых корректирующих действий.
• Организация анализа плана НАССР высшим руководством.
• Самообучающаяся база данных информации по плану HACCP, оптимизирующая время и усилия по созданию планов НАССР для новых/последующих продуктов/процессов.
• Режим "Управление опасными факторами (рисками)" - возможность быстрого поиска одного/нескольких необходимых опасных факторов (рисков), используя операции сортировки/группировки/ фильтрации записей по определенным характеристикам (продукт, процесс, операция, значимость/тип опасного фактора, тип точки контроля - КТ/ККТ).
• Генерирование более 10 различных отчетов на всех стадиях плана НАССР с возможностью их сохранения в виде как твердых, так и электронных копий.
• Организация эффективного управления документами и записями системы НАССР.
• Автоматизация документирования плана HACCP - возможность мгновенного создания необходимых документов-отчетов в едином для всей организации формате.

Модуль "Риски - ISO-MED"