Управление документами и записями, контроль документооборота
Български  Українська
 
 

Модуль "Документы"

Организация эффективной системы контроля документов СМК, управления документацией и записями системы качества, иными словами - "менеджент документации качества" является обязательным требованием МС ИСО к организации, претендующей на ИСО-сертификацию своей системы менеджмента качества. Эти требования к системе контроля и управления документацией Системы изложены в Стандартах ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 и их „национальных“ аналогах - государственных стандартах.

ISO 9001:2000:
Раздел 4.1.: „Организация должна разработать, задокументировать, внедрить и поддерживать …систему менеджмента качества“.
Раздел 4.2.3: „Документами, требуемыми системой менеджмента качества, необходимо управлять.“

ISO 14001:2004
Раздел 4.5.5: „Организации следует создать и поддерживать в рабочем состоянии … необходимую документацию...“

Иными словами, разработка, внедрение и успешная ISO-сертификация Системы менеджмента невозможны без эффективного управления ее документацией.

В "ИСОратнике" реализован уникальный в своем роде - простой, понятный и одновременно эффективный - подход к построению системы контроля и управления документацией Системы менеджмента организации. Пользователю программы нужно лишь ввести первичную информацию о документах, составляющих Систему, в базу данных „ИСОратника“. Все остальное сделает сам программный комплекс. Он объединит всех разрозненных пользователей документации в единую связанную сеть. Он превратит просто набор документов в Систему, находящуюся под постоянным контролем. Он действительно поможет создать Систему эффективного управления документацией менеджмента качества, как того требуют стандарты ISO, поможет ответить на многие вопросы и решить проблемы, возникающие либо в процессе разработки и внедрения системы управления документацией, либо при ее ISO-сертификационном аудите.

Описать все средства, реализованные в "ИСОратнике" для обеспечения контроля/управления документами Системы, достаточно затруднительно, поэтому отметим здесь только некоторые:
  1. Быстрый ввод (регистрация) документов в базе данных.
  2. Организация жизненного цикла документов (создание - рассмотрение - одобрение - выпуск - направление).
  3. Постоянный мониторинг статуса документов Системы на протяжении всего их жизненного цикла
  4. Автоматическое информирование ответственных пользователей о необходимости совершения запланированных действий над документами.
  5. Автоматизация электронной рассылки обновленных версий документов всем ответственным пользователям.
  6. Система распределения прав доступа различных пользователей к файлам документов.
  7. Система "Электронной подписи", подтверждающая факт знакомства пользователя с документом (фиксация даты открытия файла документа пользователем).
  8. Обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов.
  9. Обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения.
  10. Создание новых документов системы в унифицированном виде, единообразном для всей организации.
  11. Режим "Управление документацией" - возможность быстрого поиска одного/нескольких необходимых документов, используя операции сортировки/группировки/фильтрации записей по определенным характеристикам (класс, тип, статус, пр.)
  12. Возможность работы (вызова для просмотра/редактирования) с файлами всех форматов, которые поддерживаются установленными на ПК пользователя программами.
  13. Генерирования отчетов по результатам проведенных действий с возможностью их сохранения в виде как твердой, так и электронной копии и использования в качестве заполненных записей Системы.
  14. Учет внешних документов, управление их рассылкой.
  15. Управление записями (протоколами качества).
  16. Организация контроля за "пассивными" (устаревшими) версиями документов Системы, предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов.
  17. Возможность использования программы в качестве инструмента управления оборотом ВСЕХ документов организации (не только тех, которые относятся к системе менеджмента).
  18. Организация контроля за заполненными записями ("протоколами качества").
  19. Организация контроля за твердыми (распечатанными) копиями документов.
  20. И многие, многие другие полезные свойства, оценить которые Вы сможете, познакомившись c программой (скачать файл-инсталлятор "ИСОратника" можно, кликнув здесь).

В качестве бесплатного бонуса к "ИСОратнику" прилагаются процедуры "Управление документами" и "Управление записями", разработанные с учетом соответствующих требований ISO 9001:2000 к управлению документами и записями Системы менеджмента и созданные с учетом использования "ИСОратника". Эти процедуры могут послужить основой (не "козой", а именно основой!) для создания соответствующих процедур СМК Вашей организации.

  


"ИСОратник" - интерфейс


Отзывы пользователей
ЗАО "Апексмед"
Прекрасный инструмент для контроля документооборота всех документов организации.

"Ukrainian Bears", Украина
Механизм контроля за фактом вызова пользователями файлов документов оказался убедителен даже для внешних аудиторов нашей СМК.

"Новомосковский трубный завод", Украина
"ИСОратник" помог нам в организации эффективного контроля за этими распечатками и уничтожении устаревших копий.

"Добринский сахарный завод"
Наша лаборатория делает большое количество анализов. "ИСОратник" предлагает неплохой механизм для контроля за заполенными записями.

ООО "Транспорт и услуги", Россия
Процедуры "Управление документами" и "Управление записями" - спасибо, вы избавили нас от большого куска "бумажной" работы!

ООО "Юнилевер СНГ"
Возможность управления документами и заполненными записями нашего плана НАССР - вот главное достоинство программы для нас.